Najważniejszym elementem zgodnie, z którym możemy ocenić czy dana faktura jest e-fakturą czy też nie, jest sposób zagwarantowania autentyczności oraz integralności e-faktury.

Dla przykładu – jeżeli dokument elektroniczny, który otrzymujemy nie jest podpisany cyfrowo i nie jest przesłany z wykorzystaniem technologii EDI, to zgodnie z prawem nie jest e-fakturą i równocześnie nie jest fakturą papierową!

Przykładem takiego dokumentu elektronicznego jest PDF udostępniany na portalu www/ przesyłany na adres e-mail (PDF nie jest podpisany cyfrowo, nie został przesłany z wykorzystaniem EDI). W szczególności taki dokument (obraz faktury) nie jest zatem dokumentem, który może być przedstawiany jako świadectwo dokonania transakcji gospodarczej.

Przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów o e-fakturze wdrażają postanowienia Dyrektywy Rady Unii Europejskiej (2001/115/WEz dnia 20 grudnia 2001) – polska e-faktura jest zatem zgodna z wymogami prawa unijnego.

Zgodnie z wymogami polskiego prawa, akceptacja e-faktury przez odbiorcę może być wyrażona wyłącznie w następujący sposób:

• W formie papierowej
• W formie elektronicznej, pod warunkiem, że formularz akceptacyjny jest:
  • Opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym odbiorcy (weryfikowany przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego) LUB
  • Przesłany poprzez wymianę danych elektronicznych EDI (Electronic Data Interchange)

Warto zauważyć, że jeżeli odbiorcy nie posiadają kwalifikowanych podpisów elektronicznych to jedyną alternatywą dla formy papierowej jest aktywacji EDI.

W przypadku, gdy odbiorca cofnie zgodę na otrzymywanie e-faktury wystawca traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur elektronicznych. Zgodnie z polskim prawem zaprzestanie wystawiania e-faktur powinno nastąpić następnego dnia, po którym wystawca otrzymał od odbiorcy wycofanie akceptacji.

Cofnięcie akceptacji nie ma wstecznego skutku, co oznacza iż e-faktury wystawiane do czasu cofnięcia akceptacji przez odbiorcę są wystawione zgodnie z prawem i muszą być nadal przechowywane w formie elektronicznej.

Wystawianie faktur w formie elektronicznej jest naszym przywilejem, a nie obowiązkiem - uzyskując zgodę odbiorcy na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej nie jesteśmy automatycznie zobligowani do wystawiania e-faktur. E-fakturowanie rozpoczynamy w dowolnym dla nas czasie, dodatkowo pomiędzy poszczególnymi cyklami e-fakturowania możemy wystawić dla danego odbiorcy fakturę w formie papierowej.

Urząd Skarbowy Łódź-Śródmieście, III-2/443-84/07/EF
Jeśli podatnik wystawiający faktury w formie elektronicznie otrzyma od kontrahenta informację, aby z przyczyn technicznych przez określony czas przesyłał faktury w formie papierowej, to nic nie stoi na przeszkodzie aby to uczynić

Zgodnie z polskim prawem duplikaty i korekty powinny być wystawiane w takiej samej formie jak dokument oryginalny - a zatem jak wystawiliśmy e-fakturę to duplikat i korekta co do zasady powinna być w formie elektronicznej, jak wystawiliśmy fakturę papierową to duplikat i korekta musi być w formie papierowej.

W przypadku gdy występują przeszkody formalne lub problemy techniczne polskie prawo na zasadzie wyjątku dopuszcza wystawienie duplikatu, czy korekty do e-faktury w formie papierowej – w przypadku takiej sytuacji istnieje konieczność zamieszczenia adnotacji, że odpowiednia korekta, duplikat dotyczą faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Izba Skarbowa w Rzeszowie, IS.II/2-443/33/07
Jeżeli podatnik wystawił fakturę VAT w formie elektronicznej, ale nie ma możliwości wystawienia korekty takiej faktury także w formie elektronicznej, to może wystawić fakturę korygującą w formie papierowej oraz zamieścić na niej adnotację, że faktura korygująca dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Otrzymanie faktury w formie elektronicznej nie zobowiązuje odbiorcy do wystawiania not korygujących w formie elektronicznej. Zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (ILPP2/443-676/08-2/GZ) odbiorca ma prawo wystawiać noty korygujące do otrzymanych e faktur w formie papierowej.

W stosunku do faktur elektronicznych nie ma obowiązku stosowania na dokumencie określenia Oryginał/Kopia, a także umieszczania w dokumencie faktury kwoty słownie.

Opolski Urząd Skarbowy, PP/443-4-1-GK/06
Faktury elektroniczne nie muszą zawierać oznaczenia "oryginał" i "kopia". Wprowadzenie do faktury przesłanej w formie elektronicznej zmian w postaci zastąpienia wyrazu "ORYGINAŁ" na wyraz "KOPIA" spowoduje brak możliwości zagwarantowania integralności danych w fakturach posiadanych przez nabywcę towaru i wystawcę faktury.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, IBPP2/443-255/08/BW (KAN-2761/03/08)
Zgodnie z polskimi regulacjami wszystkie faktury, w tym także faktury elektroniczne powinny zawierać kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie, ponieważ jednak przepis art. 226 Dyrektywy 2006/112/WE Rady, nie nakazuje określenia kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem wyrażonej słownie, nie jest to konieczne.

Zgodnie w wymogami polskiego prawa zarówno wystawca jak i odbiorca musi zapewnić możliwość udostępnienia e-faktury dla organów kontroli.

E-faktury na żądanie organu skarbowego muszą być udostępnione w sposób natychmiastowy, pełny i ciągły. Organy kontroli muszą mieć możliwość przeglądania e-faktur na ekranie monitora, dokumenty muszą być prezentowane w sposób czytelny, dokumenty mogą być zapisane oraz wydrukowane przez organy kontroli.

W praktyce oznacza to, iż e-faktury powinny być udostępnione organom kontroli w sposób on-line z archiwum, w którym są przechowywane. W przypadku gdy nie mamy możliwości udostępnić on-line e-faktur mamy obowiązek dostarczyć e-faktury na nośniku elektromagnetycznym. Jeżeli dokumenty przechowywane są w niestandardowym pliku (np. XML) musimy zapewnić organom kontroli narzędzie konwertujące dane do formy czytelnej.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, IBPP2/443-244/07/ICz/KAN-1771/07/10
Podatnik wystawiający faktury elektroniczne obowiązany jest zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, na ich żądanie tzn. na podstawie upoważnienia do kontroli, dostęp on-line do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, o których mowa ww. rozporządzeniu. Dostęp do tych faktur musi umożliwiać uprawnionym organom ich czytelny wydruk oraz zapewniać możliwość udokumentowania ich poboru.

E-faktury mogą być archiwizowane zarówno w Polsce jak i w krajach UE (decyduje kryterium położenia serwera).

W przypadku archiwizacji e-faktur w krajach członkowskich UE istnieje konieczność poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika o miejscu przechowywania e-faktur.

W przypadku korzystania z eDOC24 faktury są archiwizowane w Polsce.

Dane osobowe zawarte w przesyłanych dokumentach są przechowywane zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, wedle której każdy ma prawo do decydowania o tym, komu , w jakim zakresie i w jakim celu przekazywane są jego dane osobowe. Prawidłowe przechowywanie danych w eDOC24 podlega kontroli Generalnego Inspektora Danych Osobowych (GIODO).

Spółki grupy Comarch spełniają restrykcyjne kryteria bezpieczeństwa - ponieważ przechowują szereg danych poufnych w szczególności dane bankowe.

Wystawca ma prawo powierzyć osobie trzeciej proces wystawiania e-faktur – firma trzecia wystawiając e-fakturę wystawcy będzie działać w jego imieniu i na jego rzecz.

Zgodnie z prawem jest również powierzenie firmie trzeciej procesu archiwizowania e-faktur, które będą przechowywane na terytorium kraju.

Zgodnie z interpretacją Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (1 grudnia 2006, 1472/RPP1/443-726/06/SAPI) momentem wystawienia faktury jest moment, w którym faktura elektroniczna ostatecznie opuszcza system wystawcy (EDI) lub w zabezpieczenia podpisem kwalifikowanym, doręczenie e-faktury następuje natomiast w chwili, gdy e-faktura jest dostępna dla odbiorcy na jego (lub na wykorzystywanych przez niego) urządzeniach informatycznych.

Równocześnie zgodnie z interpretacją Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 30 listopada 2005 (1472/RPP1/443-683/05/AM) moment, w którym odliczenie staje się możliwe jest to chwila pojawienia się e-faktury na serwerze, a nie moment zapoznania się z treścią dokumentu (czy też otwarciem dokumentu).

Zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 12 czerwca 2008 (IBPP2/443-251/08/EJ (KAN-2763/03/08)) różny widok na ekranie faktury elektronicznej u wystawcy i odbiorcy nie stanowi naruszenia przepisu § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, o ile nie jest to wynikiem zmiany oryginalnego formatu w trakcie przesyłania, jak również danych zawartych w tym formacie.

Żeby uniknąć tej niedogodności wizualizujemy e-faktury wykorzystując pliki pdf.

Wyrok nie dotyczył faktur elektronicznych, ale wysyłania faktury do odbiorcy w postaci elektronicznej, gdzie na odbiorcy ciąży obowiązek jej wydrukowania. Na skutek takiego procesu mówimy o fakturze papierowej ale wydrukowanej już przez odbiorcę. Należy podkreślić, że wyrok został wydany w konkretnej sprawie, w polskim prawie nie ma mocy powszechnej. Brak interpretacji personalnie dotyczącej zgłaszającego sprawę do sądu oznacza konieczność traktowania dotychczasowych przepisów za obowiązujące. Nawet przy upowszechnieniu się tego rozwiązania warto wdrożyć rozwiązania oparte na portalu i zabezpieczaniu faktury poprzez EDI lub podpisem (niekoniecznie kwalifikowanym) co zapewni wiarygodną i efektywną komunikację z odbiorcą, oraz zabezpieczy przed nieautoryzowanymi przesyłkami (możliwość unikania płacenia przez odbiorców czy wręcz oszustw i wyłudzeń). W szczególności analogiczne rozwiązanie zostało wprowadzone przez wnioskodawcę którego dotyczył w/w wyrok.

Prawidłowo wystawiona faktura elektroniczna jest ważnym dokumentem. Wszelkie wydruki nie są już fakturami tylko obrazami e-faktury.

Głównym argumentem przemawiającym za skorzystaniem z e-podpisu lub edi jest bezpieczeństwo przekazywanych danych, przez które rozumiemy:

• autentyczność pochodzenia danego dokumentu (brak możliwości podszycia się pod nadawcę a-faktury);
• integralność treści (gwarancja niezmienności treści e-faktury).

Bezpieczeństwo jest również zagwarantowane przez zastosowanie portalu, gdzie dostęp mają wyłącznie osoby uprawnione (logowanie, komunikacja https).

Niepodważalnymi plusami rozwiązania poza wiarygodnością jest pewność dostępu do danych, jednoznaczność (dane na portalu są dostępne dla wystawcy i odbiorcy), kontrola transmisji i wieloletnie bezpieczne archiwum.

13 lipca 2010 r. Rada Europejska przyjęła dyrektywę zmieniającą poprzednie przepisy odnośnie wymagań stawianych procesowi wystawiania faktur VAT. Znowelizowana dyrektywa wejdzie w życie najpóźniej w 2013 r. Nowa dyrektywa zakłada respektowanie przez urzędy kontroli faktur elektronicznych na równi z tymi wystawionymi w formie papierowej oraz przewiduje harmonizację zasad wystawiania e-faktur na poziomie unijnym. Upowszechnienie faktur elektronicznych to według Rady Europejskiej oszczędność 18 mld EUR kosztów tradycyjnego fakturowania przez przedsiębiorców w skali roku.

Dyrektywa narzuca na wystawcę e-faktury spełnienie wymagań autentyczności i integralności e-faktury poprzez dwie znane możliwości: EDI lub zaawansowany podpis elektroniczny, nie wykluczając przy tym innych nowych możliwości. To firma zadecyduje jakie zabezpieczenie zastosuje. Warunek ten jest wiążący również dla faktur przesłanych w formacie PDF. Główną zatem zmianą jaką niesie za sobą nowa dyrektywa jest zmiana wymagalności podpisu kwalifikowanego na podpis zaawansowany, który w przeciwieństwie do kwalifikowanego nie wymaga certyfikatu kwalifikowanego a weryfikowany jest za pomocą odpowiednich środków technicznych (kryptograficznych), dając przy tym przedsiębiorcom możliwość wyboru spośród dostępnych rozwiązań technicznych gwarantujących integralność i autentyczność e-faktury usprawniających jednocześnie sam proces obsługi dokumentów elektronicznych.

W przypadku eDOC24 jedyna zmianą jaka rozważamy w przypadku modyfikacji polskiego prawa zgodnie z w/w dyrektywą jest zastąpienie podpisu kwalifikowanego innym – również wiarygodnym dla stron, ale ze znacznie dłuższym terminem ważności.

Niezależnie od częstotliwości pojawiania się przyszłych interpretacji prawnych i znowelizowania przepisów prawnych ostatecznie podejmujących temat e-faktury rozwiązanie bazujące na podpisanej cyfrowo i udostępnianej na portalu e-fakturze jest zdecydowanie lepsze i bezpieczniejsze od samodzielnego wysyłania pliku PDF (plik bez podpisu) na adresy e-mail odbiorcy.

• Wysyłając faktury na e-mail przedsiębiorstwo jest narażone na szereg ryzyk i kosztów:
  1. W przypadku mailingu z załącznikami (pliki e-faktur, rozliczenia) maile często są klasyfikowane jako spam (często już przez same serwery pocztowe)
  2. Opóźnienia w odbiorze faktur przez klientów to opóźnienia w płatnościach. Dodatkowo jeśli odbiorca zarzuci wystawcy błędy w sposobie wysyłki (np. tytuł maila, na który reagują filtry antyspamowe) to wystawca samodzielnie poniesie koszty opóźnionej płatności a nawet roszczeń klienta (rozliczenia kosztów działalności)
  3. Szereg odbiorców prosi o kolejne przysłanie faktury, która do nich nie doszła – wystawca nie ma możliwości kontroli czy nie jest to zwykłe odwlekanie płatności
  4. Wysyłając samodzielnie faktury wystawca nie ma pełnej kontroli, czy przesyłka dodarła do adresata – zazwyczaj o problemie świadczy brak płatności w ustalonym terminie (eDOC24 pobiera informacje zwrotne z serwerów pocztowych i alarmuje wystawcę o problemach z dystrybucją dokumentów)
  5. Ryzyko podszycia się pod wystawcę - osoba z zewnątrz może przesłać dokument pdf taki sam jak nasza faktura (łącznie z naszą nazwą własną jako nadawcy w wiadomości e-mail) co umożliwi proste i groźne oszustwa (np. wskazanie innego konta na fakturze).
  6. Portal za pośrednictwem, którego udostępniane są dokumenty pełni równocześnie funkcję Archiwum faktur – zapobiega potencjalnym sporom w przyszłości dodatkowo zmniejszając poważne koszty obsługi faktur archiwalnych, wystawiania duplikatów itp.)
• Przedsiębiorstwo nakłaniające kontrahentów do wprowadzenia niebezpiecznych i niewygodnych rozwiązań, których jedyną zaletą są teoretycznie zerowe koszty wysyłki ,nie buduje odpowiedniego wizerunku firmy a w momencie wystąpienia problemów ryzykuje popsucie relacji z klientami i utratę wiarygodności.
• Masowi wystawcy faktur (firmy telekomunikacyjne, dostawcy Internetu) już teraz korzystają z w profesjonalnych rozwiązań z dedykowanymi portalami, archiwami dokumentów, podpisem cyfrowym i adnotacją e-mail wiedząc, że wysyłanie faktur na e-mail jest ryzykowne i wbrew pozorom kosztowne.
• Dla firm które nie wysyłają miesięcznie setek tysięcy faktur budowa własnego portalu jest nieopłacalna – koszt usługi eDOC24 będzie wielokrotnie mniejszy niż własne rozwiązanie, a do tego kilkakrotnie tańszy niż przesyłka pocztowa.