Elektroniczna faktura to odpowiednik faktury papierowej E-faktura weszła w życie na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. ( Dz. U. Nr 133, poz. 1119 ).

E-faktura jest uznawana za zgodną z przepisami polskiego prawa, pod warunkiem spełnienia następujących warunków:

• Odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej
• Autentyczność pochodzenia oraz integralność treści e-faktury musi być zagwarantowana poprzez:
  • wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego (weryfikowanego przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego) LUB
  • poprzez wymianę danych elektronicznych EDI (Electronic Data Interchange)
• E-faktury muszą być archiwizowane w formie elektronicznej – okres archiwizacji zgodny z archiwizacją dokumentów papierowych (standardowo 6 lat)
• Konieczność zapewnienia dostępu do e-faktur dla Urzędów Skarbowych

E-faktury obsługiwane w ramach eDOC24 spełniają wszystkie opisane powyżej warunki, a tym samym są w 100% e-fakturami w rozumieniu przepisów polskiego prawa.

Zgodnie z paragrafem 3 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Wystarczy wykonać parę kroków:

1. 1. Podpisanie umowy z iFIN24 S.A.
2. 2. Pozyskanie Klientów, deklarujących odbiór faktury elektronicznej
3. 3. Start usługi

Korzystanie z Platformy eDOC24 jest bardzo proste, usługa została zaprojektowana w sposób przyjazny użytkownikowi. Dla naszych Klientów dbamy o to aby proces uruchomienia usługi był szybki, bez zbędnego zabierania Państwa cennego czasu. Zapraszamy do kontaktu.

Jeśli nie masz jeszcze swojego konta w Platformie eDOC24, a twój Partner biznesowy chce Ci wystawiać e-faktury za pośrednictwem naszego systemu wystarczy że:

1. 1. zawrzesz ze swoim Partnerem biznesowym, mającym konto w eDOC24, umowę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej
2. 2. następnie otrzymasz od swojego Partnera biznesowego login i hasło tymczasowe (do zmiany podczas pierwszego logowania) do konta na portalu eDOC24.

Posiadając już konto na portalu eDOC24 z każdym kolejnym Partnerem biznesowym w wygodny sposób możesz zawrzeć umowę akceptując ją w portalu w sposób elektroniczny. Nie ma konieczności podpisywania kolejnych dokumentów papierowych, wystarczy akceptacja elektroniczna.

Dokumenty elektroniczne są archiwizowane w bezpiecznym archiwum COMARCH DATA CENTER, które spełnia rygorystyczne wymagania stawiane przez ustawę o ochronie danych osobowych wraz z wymaganiami normy ISO27001. Comarch Data Center znajduje się w 2 lokalizacjach: Krakowie i Warszawie i mieści około 3000 serwerów i urządzeń sieciowych. CDC zapewnia swoim klientom: usługi hostingowe, przestrzeń dyskową, ciągły system monitoringu, wysokiej jakości zabezpieczenia fizyczne. CDC świadczy usługi dla takich instytucji jak: Fortis Insurance, CitiBank Handlowy, DnB Nord, NBP, BP Global, Auchan France i wiele innych.

E-faktury zgodnie z Rozporządzeniem są archiwizowane przez okres 6 (sześciu) lat. Dostęp do archiwum można uzyskać z każdego miejsca z dostępem do Internetu.

Platforma eDOC24 udostępnia następujące kanały dystrybucji e-faktur:

• Portal internetowy eDOC24– e-faktury prezentowane są portalu internetowym.
• E-mail– e-faktury podpisane cyfrowo podpisem kwalifikowanym dystrybuowane są na adres e-mail kontrahenta (iFIN24 może podpisywać e-faktury w Państwa imieniu)
• System FK kontrahenta– e-faktury dzięki możliwości integracji z system FK odbiorcy, mogą być automatycznie wczytywane do jego systemu FK.

Integracja jest możliwa dzięki zainstalowaniu po stronie wystawcy i/lub odbiorcy aplikacji umożliwiającej automatyczny eksport/import plików do systemu FK. Wówczas odbiorca nie musi już ręcznie wprowadzać danych z e-faktury do systemu FK, w wystawca może automatycznie wysłać e-faktury do odbiorcy.

Same koszty wysyłki są kilkukrotnie mniejsze niż dla faktury papierowej – do tego dochodzą jeszcze większe oszczędności związane z obsługą przez pracowników procesu drukowania, archiwizowania i wysyłania dokumentów.

Nie - koszty obsługi e-faktur ponosi tylko wystawca.

Urzędowi Skarbowemu należy umożliwić dostęp do plików źródłowych. Użytkownik eDOC24 ma dostęp do funkcjonalności „Organy kontroli”- gdzie tworzy konto dla organu US, wskazuje dokumenty jakie mają być przedmiotem kontroli (określony wystawca i okres czasowy ). Dane konta-(login i hasło) przekazywane są dla organu kontroli. Przedstawiciel odpowiedniej instytucji loguje się na udostępnione mu konto i ma możliwość przeprowadzenia kontroli – jednak nie widzi dokumentów spoza zdefiniowanego przez użytkownika zakresu.

Dzięki zintegrowaniu usługi eDOC24 z systemem CDN OPTIMA klienci zyskują możliwość wyeksportowania z CDN OPTIMA e-faktury w odpowiednim formacie (iFIN24_XML), która następnie może być ręcznie zaimportowana na portalu eDOC24 lub automatycznie dzięki wykorzystaniu dedykowanej aplikacji iFIN24.

Po wysłaniu elektronicznej faktury do klienta, faktura w eDOC24 otrzymuje status dostarczona/odczytana co daje pewność o stanie dystrybucji dokumentu.